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Como funcionário de uma organização sem fins lucrativos que precisa fazer uma auditoria anual, você sabe que a preparação da auditoria e o trabalho de campo de auditoria podem ser esmagadores e demorados. No entanto, ao implementar as 10 dicas a seguir sobre a preparação para uma auditoria bem-sucedida você poderá reduzir seu tempo de preparação e sentir-se mais confiante quando seus auditores chegarem.

1. Faça perguntas durante o ano, não espere até o trabalho de campo. Se uma operação incomum ocorrer ou se um negócio atípico estiver para ser fechado, ligue para o seu auditor. Quando você chama seu auditor com antecedência, eles podem ajudá-lo a usar o tratamento contábil correto de plano, em vez de corrigi-lo a posteriori. Além disso, se você estiver pensando em uma nova transação, seu auditor pode recorrer à assistência de profissionais tributários federais, estaduais e locais para fornecer uma abordagem em três frentes para analisar possíveis implicações na transação antes que ela ocorra.

2. Lembre-se de documentar, documentar e documentar durante o ano. Por exemplo, garanta que a documentação do doador seja obtida e retida para cada contribuição recebida. Ou, se ocorrer uma transação incomum, mantenha a documentação relacionada ao seu processo de tomada de decisão. Garantir que a documentação apropriada seja mantida permitirá que você forneça mais rapidamente a documentação de suporte para as amostras solicitadas pelo auditor e evitará qualquer tempo desnecessário gasto na pesquisa de outros registros.

3. Não espere para realizar conciliações até o final do ano, realize-as mensalmente ou trimestralmente ao longo do ano. A conclusão de conciliações mensais ou trimestrais permite identificar, investigar e resolver itens de reconciliação em tempo hábil. Se você esperar até o final do ano, talvez não tenha tempo suficiente para resolver o problema antes da auditoria, e o efeito combinado de muitos itens de conciliação pode tornar mais demorado resolver as questões.

4. Se sua auditoria é um compromisso de várias semanas, considere pedir alguns dias de folga no meio ou pedir uma semana inteira entre eles. Isso permitirá que você não seja comprometido em suas tarefas do dia-a-dia e complete todas as solicitações de acompanhamento da primeira semana de trabalho de campo e pode ajudá-lo a se sentir menos sobrecarregado.

5. Estabeleça uma reunião de planejamento antecipado com seu auditor e peça para receber a listagem preparada pelo cliente antes do final do ano da sua organização. Ao ter sua reunião de planejamento antecipada, você poderá comunicar os eventos do ano atual, o que pode desencadear considerações adicionais ou pesquisas em nome de seu auditor, que podem ser concluídas antes do trabalho de campo. Além disso, ao receber a listagem preparada pelo cliente antes do final do ano, você poderá incorporar esses itens ao seu processo de encerramento anual, o que poderá reduzir a duplicação de trabalho e permitirá que você se prepare para a auditoria antes do trabalho de campo.

6. Mais uma vez, faça perguntas. Se alguma coisa na listagem preparada não fizer sentido para você, pergunte ao seu auditor antes de preparar o item. Você pode fornecer informações valiosas sobre quais relatórios estão disponíveis para ajudar os auditores a concluir sua auditoria. Na verdade, você pode conhecer uma maneira melhor de testar um saldo de conta do que o auditor havia previsto originalmente, com base em suas solicitações originais.

7. Indexe os itens que você fornece aos auditores para que correspondam à numeração na listagem preparada pelo cliente. Isso reduzirá o número de perguntas do auditor em relação a onde os itens estão e facilitará a verificação do seu próprio comparativo com a listagem preparada pelo cliente para determinar sua própria prontidão para a auditoria.

8. Envie listagens de população ao auditor com quatro semanas de antecedência para garantir que você receba suas seleções de amostragem pelo menos duas semanas antes do trabalho de campo. Isso permitirá que seus funcionários tenham tempo suficiente para puxar a documentação de apoio para as seleções do auditor antes do trabalho de campo, em vez de durante o trabalho de campo, quando outras solicitações de acompanhamento surgirão dos documentos fornecidos anteriormente.

9. Forneça ao seu auditor o balancete com uma semana de antecedência. Ao fornecer o balancete com uma semana de antecedência, o auditor terá tempo de adicionar o balancete ao software de auditoria e poderá agrupar todas as novas contas nas categorias de partidas individuais do balanço. Isso reduz atrasos desnecessários quando a equipe chega no primeiro dia de trabalho de campo.

10. Quando a auditoria começar, relaxe. Se você implementou as etapas de 1 a 9, sua auditoria deve ocorrer sem problemas. Lembre-se, como todas as coisas boas, as auditorias acontecem apenas uma vez por ano.


 

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